Compilators integritetspolicy

På sidan Integritetspolicy beskriver vi Compilators behandling av personuppgifter som personuppgiftsansvarig. Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet och förklara hur vi använder de personuppgifter du delar med oss.

Integritetspolicy

Vi på Compilator värnar om din personliga integritet. Vi strävar därför efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa gällande lagar och regler för dataskydd. Givetvis följer vi GDPR, den nya lagen för behandling av personuppgifter. Genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur dina personuppgifter behandlas av oss.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Compilator AB, 556548-9555, Södergatan 22, 211 34 Malmö, är programleverantör av webbaserade program som bl.a. bokföring, fakturering, tidbokning och orderhantering, som nedan kallas “Tjänsten”. Compilator är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

• du beställer Tjänsten.
• du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten.
• du anmäler dig till någon av våra utbildningar.
• du har en fråga och/eller kontaktar oss.
• du besöker vår hemsida och accepterar cookies.

Compilator är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten, beskrivet på Compilator hemsida. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget hos Compilator. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Systemadministratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att lägga upp användare.

Vilka personuppgifter behandlar Compilator?

Enkelt uttryck är de personuppgifter som vi behandlar de uppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig eller en tredje part.

När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt online-identifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida Cookies på Compilator.com.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Compilator samlar in och behandlar personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida.

Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten.

Vid användningen av Tjänstens bilduppladdningsfunktion godkänner du att Compilator får tillgång till din kameramobil och bildgalleri för att du ska kunna ladda upp och behandla dina bilder i Tjänsten för exempelvis registrering av kvitto och bilars registreringsnummerskyltar.

• Se nedan exempel på varför vi samlar in och behandlar de personuppgifter som hamnar hos oss:
  Kontaktuppgifter, företagsuppgifter och information om vilken kurs du är deltagare på behövs för att fullgöra våra åtaganden för utbildningstjänster såsom hantera din anmälan och fakturera dig.
• Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning som du samtycker till.
• När du kontaktar oss via någon av Compilator kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor.
• Besöker du Compilators hemsida samtycker du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.

Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Dina uppgifter behandlas i första hand endast av Compilator. Men vi kan även komma att dela din information med våra utvalda samarbetspartners, leverantörer eller andra intressenter i enlighet med nedan.

I användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till Compilator både inom och utanför EU/EES. En fullständig översikt avseende mottagare och platser för respektive behandling av personuppgifter i Tjänsten, finns tillgänglig på Compilators hemsida. Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet.

Se nedan exempel på vilka vi delar personuppgifter med:

• Vid administration av utbildning och när du kontaktar oss använder vi oss av underleverantörer, dessa underbiträden och deras plats för behandlingen framgår av tabellen nedan.
• Dina uppgifter som kund kan komma att samköras med en tredje parts register för att samla in mer information om din som kund. I det fall du som kund använder EDI-fakturor (elektroniska fakturor) i Tjänsten lämnas personuppgifter ut till Compilator underleverantör av tjänster avseende EDI-fakturor. Syftet med detta är att informera dina kunder och leverantörer om att du finns tillgänglig för att skicka och/eller ta emot EDI-fakturor.
• Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen för att vi ska kunna tillhandahålla Tjänsten och fullfölja våra åtaganden gentemot dig.
• Vi delar personuppgifter om användare och kunder mellan bolagen inom koncernen när du har ett ärende till oss, om informationen behövs för att kunna hjälpa dig.
• Väljer du att aktivera en integration i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi, och i förekommande fall våra samarbetspartners, har vidtagit flera säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas:

• Vi har redundanta brandväggar med intelligenta intrångsskydd som skyddar mot externa hot för att skydda och förhindra obehörig tillgång till våra nätverk och system.
• Fysisk tillgång till data är skyddad via diversifierade skalskydd där endast behörig personal har tillträde och om data flyttas utanför vårt datacenter för säkerhetskopiering, krypteras informationen.
• Våra anställda har strikta instruktioner att hantera alla information i enlighet med gällande lagar, regler och policies.
  Endast de personer som behöver tillgång till system där personuppgifterna lagras ges tillgång och all data är skyddat med accessregler.
• Analyser genomförs regelbundet, både internt och externt, för att identifiera och korrigera eventuella sårbarheter.
• Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EES. I de fall informationen behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Beroende på vilket ändamål som ligger till grund för en viss behandling av dina personuppgifter lagrar Compilator dina personuppgifter under olika lång tid, dock som längst under den tid som är tillåten enligt tvingande lag och praxis.

Compilator sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller så länge det är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer Compilator radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl.

Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar systemadministratören, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din systemadministratör kontakta oss.

Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra det baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då till ett system och med kontrollerad behörighetsstyrning.

Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?

• Du som registrerad hos Compilator har flera rättigheter som du bör känna till:
• Du har rätt att kostnadsfritt begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig.
• Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade.
• Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning.
• Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Compilator hemsida.